Utvecklingssamtal

Utvecklingssamtalen är ett guldläge för att få en bild över var verksamheten står i dag och vad som kan göras för att få en ännu bättre framgång. Hela verksamhetens utveckling och framgångar beror till stor grad på personalen. Det är deras engagemang, motivation och kompetens som hjälper hela verksamheten framåt.

Personalens viktiga roll i ett framgångsrikt företag

Det räcker inte bara med att anställa kompetent personal för att nå framgång i sitt företag. Det gäller också att se vad varje medarbetare kan bidra med till verksamheten och vad de behöver för att nå dit.

Välmående personal som arbetar i en hälsosam arbetsmiljö och där varje medarbetares kompetens och intressen tillvaratas samtidigt som alla arbetar bra tillsammans mot samma mål och vision, det är nyckeln. Det här är saker att undersöka hur det fungerar under utvecklingssamtalen för att ta fram en plan för vägen fram.

Effektiva utvecklingssamtal

Det finns flera saker att göra för att få så effektiva utvecklingssamtal som möjligt.

Förberedande samtal i grupp

Inför de individuella samtalen kan det vara bra att först hålla ett förberedande samtal med gruppen. Då får du som chef en chans att skapa en gemensam bild om var verksamheten står idag och var ni är på väg, för att alla ska arbeta mot samma mål. Det ger också personalen möjlighet att förbereda sig utifrån olika frågeställningar inför de individuella utvecklingssamtalen.

Exempel på ämnen som kan tas upp:

• Verksamhetens övergripande mål.
• Avdelningens mål.
• Arbetsuppgifter inom arbetsgruppen.
• Vilken kompetens som finns inom gruppen och vilka kompetensbehov som finns.
• Nya utmaningar.
• Förbättringsområden.
• Samarbete och relationer inom arbetsgruppen och med andra avdelningar.

Färdig mall

Det kan vara bra om det finns en färdig mall att utgå från för utvecklingssamtal för att få en bra struktur i samtalen. Delar som kan behöva gås igenom och fundera över är:

• Vilka utmaningar verksamheten står inför.
• Vad verksamhetens mål innebär för både arbetsgrupp och medarbetare.
• Medarbetarnas arbetsuppgifter, ansvarsområden och resultat.
• På vilket sätt företagets utmaningar kommer att påverka varje medarbetares arbetsuppgifter.
• Hur varje medarbetares roll och möjligheter ser ut på längre sikt.
• Vilka utvecklingsbehov medarbetarna har för att kunna nå företagets mål.
• Hur kommunikation och samarbete fungerar mellan dig som chef och medarbetare men även inom arbetsgruppen.

Medarbetarnas förberedelser

Ge dina medarbetare tydlig information och gärna konkreta instruktioner för hur du vill att medarbetarna förbereder sig.

Exempel på frågeställningar medarbetarna kan utgå ifrån:

• Vad är det som fungerar bra och vad kan förbättras?
• Känns något otydligt kring dina huvudsakliga arbetsuppgifter?
• Har du någon kompetens som inte används?
• Vill du stärka dina kunskaper inom något område eller är det någon kompetens du saknar?
• Hur vill du utvecklas på längre sikt?
• Hur fungerar samarbetet inom arbetsgruppen?
• Har du någon återkoppling du vill ge till mig som chef?

Strukturen för utvecklingssamtalet

Försök att hålla en bra struktur genom hela samtalet. Här kommer ett exempel på hur strukturen kan läggas upp.

1. Inledning

Inled utvecklingssamtalet med en positiv fråga som sätter tonen för hela samtalet och som gör att medarbetaren slappnar av. Exempel på fråga kan vara ”Vad är du mest nöjd med under året?”.

2. Nuläge

Prata om medarbetarens arbetsuppgifter och ansvarsområden, kring hur det går, vad som är roligt och stimulerande, vilka utmaningarna är och om något är otydligt.

Här är det också viktigt att fråga om hur medarbetaren trivs, om det är rätt nivå på arbetsbelastningen och om medarbetaren har rätt förutsättningar för att kunna göra ett bra jobb. Ställ frågan om det är något du som chef kan göra för att kunna skapa bättre förutsättningar?

Låt först medarbetaren beskriva sina egna prestationer, styrkor och utvecklingsområden för att sedan ge din bild av medarbetarens prestationer och bidrag till verksamheten.

3. Verksamhetens mål och framtida utmaningar

Berätta hur arbetsgruppen och medarbetaren kommer att påverkas av verksamhetens mål och framtida utmaningar. Fråga också vad medarbetaren ser för förbättringsmöjligheter i sitt arbete för att kunna uppnå uppsatta mål.

4. Kompetens

Fråga om där är några kompetenser som medarbetaren saknar för att klara av sina arbetsuppgifter och vilka lösningar det kan finnas för att utveckla dessa kompetenser. Det behöver inte nödvändigtvis vara utbildning utan kan också handla om förändringar i arbetsuppgifter, att delta i projekt, gå bredvid kollega eller att ha en mentor.

5. Utveckling på längre sikt

Diskutera vilka möjligheter det finns för medarbetarens utveckling på längre sikt utifrån vad det är som driver medarbetaren.

6. Samarbete och relationer

Prata om hur samarbetet och relationerna fungerar med kollegor i gruppen, med dig som chef och med kunder. För en dialog om vad som kan förändras och hur.

7. Nya mål

Formulera nya individuella mål som bidrar till både medarbetarens och verksamhetens utveckling. Bestäm också när ni ska följa upp och utvärdera målen.